E-Rechnungs-Pflicht 2025: Was Bau- und Immobilienunternehmen jetzt wissen müssen

Einleitung: Digitalisierung als Pflicht und Chance

Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die E-Rechnungs-Pflicht in Kraft. Unternehmen müssen Rechnungen künftig elektronisch ausstellen und verarbeiten.

Besonders die Bau- und Immobilienbranche steht vor besonderen Herausforderungen – hier treffen komplexe Rechnungsprozesse und umfangreiche Dokumentationen aufeinander.

Axel Thurner, Geschäftsführer der AXEL THURNER IMMOBILIEN GMBH in Kaarst:
„Die E-Rechnungs-Pflicht ist ein Schritt in die Zukunft. Wer die Umstellung strategisch angeht, kann seine Prozesse optimieren und langfristig Kosten sparen.“

Was bedeutet die E-Rechnungs-Pflicht konkret?

Die Pflicht betrifft alle Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) oder an andere Unternehmen (B2B) stellen.

Keine Papier- oder PDF-Rechnungen mehr

• Klassische Papierrechnungen oder einfache PDFs genügen nicht mehr.

• Rechnungen müssen in strukturierten, maschinenlesbaren Formaten ausgestellt werden.

Zugelassene Standards

• XRechnung

• ZUGFeRD (ab Version 2.1.1)

Jessica Thurner, Expertin für digitale Prozesse:
„Die Umstellung bringt zunächst Aufwand, doch langfristig profitieren Unternehmen von weniger Fehlern, schnelleren Abläufen und besserer Nachverfolgbarkeit.“

Vorteile der E-Rechnungs-Pflicht

1. Automatisierung und Zeitersparnis

• Erstellung, Versand und Verarbeitung lassen sich automatisieren.

• Fehler durch manuelle Eingaben werden reduziert.

2. Kostenersparnis

• Weniger Papier-, Druck- und Portokosten

• Schnellere Bearbeitung reduziert Personalkosten in der Verwaltung

3. Umweltfreundlichkeit

• Papierloser Rechnungsprozess spart Ressourcen

• Weniger physische Archivierung nötig

4. Bessere Kontrolle

• Elektronische Archivierung sorgt für bessere Übersicht

• Einfache Vorbereitung auf Betriebsprüfungen

💡 Praxisbeispiel:
Ein Bauträger verarbeitet jährlich 1.000 Rechnungen von Subunternehmern. Durch die Umstellung auf E-Rechnungen sinkt die Bearbeitungszeit pro Rechnung um 50 %. Ergebnis: Jährlich bis zu 5.000 € Verwaltungskostenersparnis.

Herausforderungen bei der Umstellung

1. Investitionen in Software

• Bestehende Buchhaltungssoftware muss E-Rechnungs-Standards unterstützen

• Ggf. Anschaffung neuer Systeme notwendig

2. Schulungen für Mitarbeiter

• Neue Prozesse müssen verstanden und eingeübt werden

• Schulungen steigern Akzeptanz und Effizienz

3. Datensicherheit

• Elektronische Rechnungen müssen rechtssicher gespeichert werden

• Erhöhte Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenschutz

Axel Thurner:
„Der Schlüssel liegt in einer frühzeitigen Planung. Wer jetzt investiert, vermeidet Engpässe zum Start der Pflicht.“

Empfehlungen für die Umsetzung

1. Frühzeitig handeln

• Prüfen, ob aktuelle Buchhaltungssoftware konform ist

• Ggf. Upgrade oder Wechsel planen

2. Mitarbeiter einbinden

• Team frühzeitig schulen

• Vorteile der neuen Prozesse vermitteln

3. Experten hinzuziehen

• IT- und Finanzexperten unterstützen bei der technischen Umsetzung

• Beratung zu Rechts- und Sicherheitsstandards

4. Förderprogramme nutzen

• Bund und Länder bieten Fördermittel für Digitalisierung

• Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen attraktiv

Langfristige Effizienzsteigerung

Trotz anfänglicher Umstellungskosten bringt die E-Rechnungs-Pflicht langfristig Vorteile:

• Effizientere Verwaltung

• Schnellere Zahlungsabwicklungen

• Verbesserte Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern

Jessica Thurner:
„Digitalisierung bedeutet für uns nicht nur Effizienzgewinn, sondern auch bessere Servicequalität für unsere Kunden.“

Fazit: Pflicht als Chance begreifen

Die E-Rechnungs-Pflicht 2025 verändert Abläufe in der Bau- und Immobilienbranche grundlegend.

• Unternehmen, die sich früh vorbereiten, profitieren von reibungslosen Prozessen.

• Die Digitalisierung steigert Effizienz, Transparenz und Wettbewerbsfähigkeit.

Die AXEL THURNER IMMOBILIEN GMBH unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Prozesse – von Beratung bis Umsetzung.