Ab dem 1. Januar 2025 tritt die E-Rechnungs-Pflicht in Kraft. Diese Regelung verlangt, dass Unternehmen Rechnungen ausschließlich in elektronischer Form ausstellen und verarbeiten. Besonders die Bau- und Immobilienbranche steht vor Herausforderungen, da hier häufig umfangreiche Dokumentationen und komplexe Rechnungsprozesse anfallen.
Bei der Axel Thurner Immobilien GmbH aus Kaarst sehen wir die Umstellung als Möglichkeit, administrative Prozesse effizienter zu gestalten. „Die E-Rechnungs-Pflicht ist ein Schritt in die Zukunft und eine Chance, Abläufe in der Branche zu optimieren“, erklärt Axel Thurner, Geschäftsführer der Axel Thurner Immobilien GmbH.
Was bedeutet die E-Rechnungs-Pflicht?
Die E-Rechnungs-Pflicht betrifft alle Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber oder andere Unternehmen stellen. Papier- oder PDF-Rechnungen reichen künftig nicht mehr aus, da diese neuen Standards für elektronische Rechnungen (wie z. B. ZUGFeRD oder XRechnung) genügen müssen.
„Die Einführung bringt zunächst Aufwand mit sich, doch langfristig werden wir von den Vorteilen profitieren – von reduzierten Fehlerquoten bis hin zu schnelleren Zahlungsabwicklungen“, ergänzt Jessica Thurner, Expertin für Immobilienmanagement und digitale Prozesse.
Vorteile der E-Rechnungs-Pflicht
- Automatisierung und Zeitersparnis: Elektronische Rechnungen lassen sich leichter erstellen, versenden und verarbeiten. Fehler durch manuelle Eingaben werden reduziert.
- Kostenersparnis: Weniger Papierverbrauch und schnellere Prozesse senken die Betriebskosten.
- Umweltfreundlichkeit: Der Verzicht auf Papier und physische Dokumentenarchive schont Ressourcen.
- Bessere Kontrolle: Elektronische Rechnungen ermöglichen eine effiziente Archivierung und bieten mehr Transparenz für Finanzprüfungen.
Ein Beispiel aus der Praxis:
Ein Bauträger verarbeitet pro Jahr 1.000 Rechnungen von Subunternehmern. Durch die Umstellung auf E-Rechnungen können Bearbeitungszeiten um bis zu 50 % reduziert und jährlich bis zu 5.000 Euro an Verwaltungskosten eingespart werden.
Herausforderungen bei der Umstellung
Natürlich bringt die Einführung auch einige Herausforderungen mit sich:
- Investitionen in Software: Unternehmen müssen ihre Buchhaltungssoftware anpassen oder neue Systeme einführen, die den E-Rechnungs-Standards entsprechen.
- Schulungen für Mitarbeiter: Damit die neuen Prozesse reibungslos funktionieren, sind Schulungen für das Team notwendig.
- Erhöhte Anforderungen an Datensicherheit: Elektronische Rechnungen müssen sicher gespeichert und verarbeitet werden, um den gesetzlichen Datenschutzanforderungen zu entsprechen.
„Der Schlüssel zur erfolgreichen Einführung liegt in der rechtzeitigen Planung und Investition in die richtige Technologie“, betont Axel Thurner.
Unsere Empfehlungen zur E-Rechnungs-Pflicht
- Frühzeitig handeln: Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Buchhaltungssoftware die Anforderungen der E-Rechnungs-Pflicht erfüllt. Falls nicht, planen Sie den Wechsel rechtzeitig ein.
- Mitarbeiter einbinden: Schulen Sie Ihr Team und schaffen Sie ein Verständnis für die Vorteile der neuen Prozesse.
- Kooperation mit Experten: Ziehen Sie IT- und Finanzexperten hinzu, um die Umstellung reibungslos zu gestalten.
- Förderprogramme nutzen: Es gibt Förderungen, die kleine und mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung unterstützen.
Langfristige Effizienzsteigerung
Trotz des anfänglichen Aufwands bietet die E-Rechnungs-Pflicht langfristige Vorteile. „Die Digitalisierung macht uns nicht nur effizienter, sondern verbessert auch die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern und die Servicequalität für unsere Kunden“, sagt Jessica Thurner.
Die Axel Thurner Immobilien GmbH unterstützt Sie dabei, Ihre Immobiliengeschäfte zukunftssicher zu gestalten. Wir beraten Sie nicht nur bei der Bewertung und dem Verkauf Ihrer Immobilie, sondern auch bei Fragen zur Digitalisierung Ihrer Prozesse.
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